Hoe wij omgaan met uw gegevens, en hoe ons klantportaal is beveiligd.
Ons klantportaal draait op Base44, een platform dat ISO 27001-gecertificeerd en SOC 2 Type II-getoetst is en onafhankelijk wordt gepentest. De certificeringen zijn van de platformleverancier; Xena Xpress bouwt daarbovenop met eigen aanvullende maatregelen.
Versleuteling
Gegevens worden versleuteld verzonden (TLS 1.2+) en opgeslagen (AES-256).
Toegangsbeveiliging
Klanten zien uitsluitend hun eigen boekingen en documenten. Gevoelige handelingen — zoals annuleringen en tariefbepaling — worden server-side gecontroleerd.
Gecertificeerd platform
Base44 is ISO 27001-gecertificeerd en SOC 2 Type II-getoetst, en AVG-compliant met een verwerkersovereenkomst.
Laatst bijgewerkt: augustus 2026
Xena Xpress B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en het klantportaal worden verwerkt. Xena Xpress B.V. Korenbloemweg 125, 1338 XV Almere KvK: 91796024 E-mail: support@xenaxpress.nl Telefoon: 06 42 82 26 41 Contactpersoon voor privacyzaken: Shermann Snijders
Wij verwerken de gegevens die u zelf aan ons verstrekt bij het aanmaken van een account of het plaatsen van een boeking: naam en contactgegevens van de contactpersoon, bedrijfsgegevens, inloggegevens, boekingsgegevens (containers, losdata, ladinginformatie en bijbehorende documenten zoals paklijsten) en e-mailcorrespondentie. Tijdens de lossing kunnen foto's van de lading worden gemaakt voor het losrapport; hierop staan geen personen.
Wij gebruiken uw gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst (het inplannen, uitvoeren en rapporteren van lossingen), voor facturatie en administratie, om u statusupdates en bevestigingen te sturen, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht. De grondslagen hiervoor zijn: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (een efficiënte bedrijfsvoering en klantcommunicatie).
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig en hanteren de volgende termijnen: • Boekings-, facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke fiscale bewaarplicht). • Accountgegevens: gedurende de klantrelatie, en tot maximaal 2 jaar daarna; vervolgens worden ze verwijderd of geanonimiseerd. • Foto's gemaakt tijdens de lossing: 2 jaar na de lossing. • Gegevens van prospects (geen klant geworden): 1 jaar na het laatste contact. Verwijdering op verzoek is mogelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht gegevens langer te bewaren.
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening: onze platformleverancier Base44 (hosting van het portaal, met verwerkersovereenkomst), onze boekhoudsoftware voor facturatie, en — waar dat voor de uitvoering van uw opdracht nodig is — de logistieke partner via wie de boeking loopt. Voor zover gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen zoals door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
U heeft het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking, het recht op dataportabiliteit en het recht om bezwaar te maken. Stuur uw verzoek naar support@xenaxpress.nl; wij reageren binnen vier weken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze website gebruikt functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om het portaal te laten werken, zoals uw inlogsessie en taalvoorkeur. Hiervoor is geen toestemming vereist. Daarnaast plaatsen wij — uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven — analytische cookies van Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) om het gebruik van onze website te meten: _ga en _ga_[ID], bewaartermijn 2 jaar. Zonder uw toestemming worden deze cookies niet geplaatst en kunt u de website gewoon gebruiken. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of cookies verwijderen via de instellingen van uw browser. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies die uw gedrag over andere websites volgen.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Vragen over privacy?
Neem contact op via support@xenaxpress.nl